Birokrasi

1. Pengertian Birokrasi

Birokrasi berasal dari kata bureaucracy (bahasa inggris bureau + cracy), diartikan sebagai suatu organisasi yang memiliki rantai komando dengan bentuk piramida, dimana lebih banyak orang berada ditingkat bawah dari pada tingkat atas, biasanya ditemui pada instansi yang sifatnya administratif maupun militer. (Wikipedia)

Berikut beberapa definisi birokrasi menurut para ahli :

1. Jay M Shafritz dan E. W Russel (1997)

Jay M Shafritz dan E. W Russel merumuskan birokrasi sebagai :

• Semua Kantor Pemerintah

Semua kantor yang melaksanakan fungsi publik yang dijalankan oleh pemerintah.

• Semua Pegawai Pemerintah

Semua pegawai pemerintah dari tingkatan terendah hingga tertinggi, yang dipilih maupun yang diangkat.

• Karakteristik Negatif

Segala sesuatu yang menunjukkan karakterisitik negatif birokrasi seperti korupsi, kaku, prosedural, berbelit-belit dan inefisiensi.

• Karakteristik Struktural menurut Max Weber

Birokrasi identik dengan karakteristik struktural yang dikemukakan oleh Max Weber, seperti adanya pembidangan tugas yang jelas, prinsip hierarki, spesialisasi dan formalisme

2. Max Turner dan David Hulme (1997)

Mendefinisikan birokrasi sama dengan administrasi negara yaitu dengan melihat aspek-aspek unik dalam administrasi negara seperti keterkaitan administrasi negara dengan pemerintah atau negara, keterkaitan dengan hukum, dan adanya aspek akuntabilitas publik.

3. Brown (1989)

Mengemukakan definisi birokrasi yang minimalis, yakni mengemukakan asumsi yang seminimal mungkin tentang bagaimana birokrasi seharusnya bekerja dan lebih banyak melihat pada birokrasi sesungguhnya.

4. Kamus Besar Bahasa Indonesia

Birokrasi didefinisikan sebagai :

• Sistem pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai pemerintah karena telah berpegang pada hierarki dan jenjang jabatan.
• Cara bekerja atau susunan pekerjaan yang serba lamban, serta menurut tata aturan (adat dan sebagainya) yang banyak liku-likunya dan sebagainya.

Definisi birokrasi ini mengalami revisi, dimana birokrasi selanjutnya didefinisikan sebagai :

• Sistem pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai bayaran yang tidak dipilih oleh rakyat.
• Cara pemerintahan yang sangat dikuasai oleh pegawai.

1. Ciri-ciri Tipe Ideal Birokrasi

Ciri-ciri tipe ideal birokrasi menurut Max Weber adalah sebagai berikut :

• Jabatan administratif yang terorganisasi/tersusun secara hirarkis. (Administratice offices are organized hierarchically)
• Setiap jabatan mempunyai wilayah kompetensinya sendiri (Each office has its own area of competence)
• Pegawai negeri ditentukan, tidak dipilih, berdasarkan pada kualifikasi teknik yang ditunjukan dengan ijazah atau ujian. (Civil cervants are appointed, not electe, on the basis of technical qualifications as determined by diplomas or examination)
• Pegawai negeri menerima gaji tetap sesuai dengan pangkat atau kedudukannya. (Civil servants receive fixed salaries according to rank)
• Pekerjaan merupakan karir yang terbatas, atau pada pokoknya, pekerjaannya sebagai pegawai negeri. (The job is a career and the sole, or at least primary, employment of the civil servant)
• Para pejabat tidak memiliki kantor sendiri. (The official does not own his or her office)
• Para pejabat sebagai subjek untuk mengontrol dan mendisiplinkan. (the official is subject to control and discipline)
• Promosi didasarkan pada pertimbangan kemampuan yang melebihi rata-rata. (Promotion is based on superiors judgement)

1. Pengertian Appointed dan Elected

Pengertian appointed adalah pegawai atau karyawan dari birokrasi yang pengangkatannya dilakukan oleh pejabat yang berwenang, karena kariernya akan ditentukan oleh pejabat yang diatasnya dalam hirarki organisasi sedangkan pengertian elected adalah pegawai atau karyawan birokrasi yang cara mendapatkannya melalui pemilihan seperti Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati dan Lurah.

1. Pengertian Jabatan Struktural dan Jabatan Fungsional
1. a.      Jabatan Struktural

Jabatan struktural adalah jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi. Kedudukan jabatan struktural bertingkat-tingkat dari tingkat yang terendah (eselon IV/b) hingga yang tertinggi (eselon I/a). Contoh jabatan struktural di PNS Pusat adalah: Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Biro, dan Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan struktural di PNS Daerah adalah: sekretaris daerah, kepala dinas/badan/kantor, kepala bagian, kepala bidang, kepala seksi, camat, sekretaris camat, lurah, dan sekretaris lurah.

1. b.      Jabatan Fungsional

Jabatan fungsional adalah jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya sangat diperlukan dalam pelaksansaan tugas-tugas pokok organisasi, misalnya: auditor (Jabatan Fungsional Auditor atau JFA), guru, dosen, dokter, perawat, bidan, apoteker, peneliti, perencana, pranata komputer, statistisi, pranata laboratorium pendidikan, dan penguji kendaraan bermotor.

Sumber Referensi :

Dari Buku :

• Dra. Sri Yuliani, M.Si, Pengantar Ilmu Administrasi Negara, FISIP Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 2004

Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi Dalam Organisasi

I. Pengertian Komunikasi


     Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.

     Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

     Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.


II. Bagaimana Menyalurkan Ide Melalui Komunikasi?

    Menyalurkan ide melalui komunikasi bisa secara lisan maupun tulisan. Salah satu nya adalah dengan memberikan solusi yang tepat kepada orang lain yang membutuhkan solusi untuk menyelesaikan masalah nya.
    Tahapan - tahapan menyalurkan ide melalui komunikasi :

    Ide (gagasan)
    PerumusanDalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
    Penyaluran (Transmitting)
    Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
    Tindakan
    Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
    Pengertian
    Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.
    Penerimaan
    Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

III. Hambatan - Hambatan Komunikasi

Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :
1. Hambatan dari Proses Komunikasi :
• Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau
   pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
• Hambatan dalam penyandian/simbol
  Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu,
  simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan
  terlalu sulit.
• Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan
  suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
• Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
• Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan,
  sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
• Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan
   tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2. Hambatan Fisik
      Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain
    lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik.
     Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda,
   tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

4. Hambatan Psikologis
     Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai
   serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.


# Klasifikasi Komunikasi dalam organisasi

Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :
1. Dari segi sifatnya :
    a. Komunikasi Lisan
        komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara
        cth: presentasi
    b. Komunukasi Tertulis
        komunikasi melalui tulisan
       Cth: email
    c. Komunikasi Verbal
        komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan
       cth: curhat
    d. Komunikasi Non Verbal
       komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat)
       cth: seseorang yang nerves (gemetar)

2. Dari segi arahnya :
    a. Komunikasi Ke atas
        komunikasi dari bawahan ke atasan
    b. Komunikasi Ke bawah
        komunikasi dari atasan ke bawahan
    c. Komunikasi Horizontal
        komunikasi ke sesama manusia / setingkat
    d. Komunikasi Satu Arah
        pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik)
    e. Komunikasi Dua Arah
        berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi

3. Menurut Lawannya :
    a. Komunikasi Satu Lawan Satu
        berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya
        cth:berbicara melalui telepon
    b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)
‏        berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok
        Cth: kelompok satpam menginterogasi maling
    c. Kelompok Lawan Kelompok
        berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain
        Cth: debat partai politik

4.Menurut Keresmiannya :
    a. Komunikasi Formal
        komunikasi yang berlangsung resmi
        cth: rapat pemegang saham
    b. Komunikasi Informal
        komunikasi yang tidak resmi
        cth : berbicara dengan teman

  Referensi :
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

Tipe-Tipe Organisasi

Tipe-Tipe Organisasi

Tipe Organisasi

Secara garis besar organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Pembagian tersebut tergantung pada tingkat atau derajat mereka terstruktur. Namur dalam kenyataannya tidak ada sebuah organisasi formal maupun informal yang sempurna.

• Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal ádalah perusahaan besar, badan-badan pemerintah, dan universitas-universitas (J Winardi, 2003:9).

• organisasi informal Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

Mungkin setiap pengusaha ataupun perusahan mempunyai organisasi. Organisasi ini sendiri sangat penting bagi pemilik perusahaan yang di antara lain meliputi:

1.      Organisasi Berdasarkan Tujuannya

·         Profit Oriented Organization
Tujuan organisasi jenis ini adalah untuk mencari keuntungan sebanyak-banyaknya. Manfaat yang di dapat dari suatu perusahaan yang menganut jenis organisasi ini hanya untuk faktor internal. Artinya, hanya orang-orang yang bekerja sama dengan perusahaan tersebut yang akan memperoleh manfaatnya.

·         Non Profit Oriented Organization (Organisasi Sosial)
Tujuan organisasi jenis ini tidak untuk mencari keuntungan. Tujuan utama dari organisasi jenis ini adalah untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat. dalam hal ini, masyarakatlah yang memperoleh manfaatnya. Organisasi sosial terbentuk dari norma-norma yang dianggap penting dalam hidup bermasyarakat. Terbentuknya organisasi sosial berawal dari individu yang saling membutuhkan, kemudian timbul aturan-aturan.

2.      Organisasi Berdasarkan Tipe atau Bentuknya

·         Organisasi Lini (Line Organization)

Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.

Ciri-ciri :

ü  Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

ü  Jumlah karyawan sedikit

ü  Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

ü  Belum terdapat spesialisasi

ü  Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

ü  Struktur organisasi sederhana dan stabil

ü  Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

ü  Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

ü  Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

ü  Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

ü  Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

ü  Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat

ü  Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

ü  Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

ü  Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

ü  Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.

ü  Adanya penghematan biaya

ü  Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis :

ü  Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi

ü  Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri

ü  Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

ü  Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

ü  Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

ü  Kurang tersedianya saf ahli

·         Organisasi Lini dan Staff (Line and Staff Organization)

Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang dibutuhkan.

Ciri-ciri :

ü  Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

ü  Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

ü  Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

ü  Jumlah karyawan banyak

ü  Organisasi besar, bersifat komplek

ü  Adanya spesialisasi

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staff :

ü  Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

ü  Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

ü  Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

ü  Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

ü  Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

ü  Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya

ü  Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

ü  Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staff :

ü  Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat

ü  Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal

ü  Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

ü  Pimpinan lini mengabaikan advis staf

ü  Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang

ü  Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar

ü  Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini

ü  Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

·         Organisasdi Fungsional  (Functional Organization)

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Ciri-ciri :

ü  Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

ü  Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

ü  Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

ü  Target-target jelas dan pasti

ü  Pengawasan ketat

ü  Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

ü  Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

ü  Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

ü  Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

ü  Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

ü  Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

ü  Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional :

ü  Pekerjaan seringkali sangat membosankan

ü  Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

ü  Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

·         Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Function Organization)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Ciri-ciri :

ü  Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.

ü  Terdapat spesialisasi yang maksimal

ü  Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja

Kebaikan organisasi Lini dan fungsional :

ü  Solodaritas tinggi

ü  Disiplin tinggi

ü  Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

ü  Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Kelemahan-kelemahan organisasi Lini dan Fungsional :

ü  Kurang fleksibel dan tour of duty

ü  Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang

ü  Spesiaisasi memberikan kejenuhan

Sumber :

http://huartzimucz.blogspot.com/2011/11/jenis-jenis-organisasi.html

http://yudhatri.wordpress.com/2011/11/10/tipe-tipe-organisasi/